Crear y asignar una OT

La orden de trabajo (OT) se crea en el panel administrativo, en admin.inspekio.com, en la página OT. Quien crea es el Propietario, un Admin, o un Técnico con el permiso Puede gestionar OT — este último crea desde la aplicación.

Antes de empezar, tenga el cliente y el checklist ya registrados. Los dos tienen un atajo dentro de la propia ventana si falta alguno.

1. Abrir la ventana

En OT, haga clic en Nueva OT. La ventana tiene cuatro secciones, de arriba hacia abajo: Datos de apertura, Checklists, Asignación y Vínculos.

2. Datos de apertura

Si usted tiene más de una organización, elíjala en Organización. La elección define qué clientes, checklists y miembros aparecen en el resto de la ventana.
Número de la OT es opcional. El aviso en pantalla dice (opcional — se genera automáticamente si queda vacío). Déjelo en blanco para que Inspekio numere.
En Cliente, escriba para buscar y elija en la lista de sugerencias.
Identifique el equipo en N.º de Serie / Activo. El campo busca en el registro de activos mientras usted escribe, por el número de serie, por el SKU o por el código. Con un activo elegido, la marca y el modelo vienen del registro. Sin activo registrado, complete Marca y Modelo a mano.
Complete Fecha prevista, Prioridad (Normal, Urgente o Emergencia) y Tipo, si su organización usa tipos de OT.
Use Observación para el problema reportado o el contexto que el técnico necesita leer antes de salir.
Requiere análisis de causa raíz obliga al técnico a completar la causa raíz antes de finalizar.

Si su organización registró campos propios, aparecen en Campos adicionales, en la misma sección.

3. Checklists

Marque uno o más checklists. Al menos uno es obligatorio: sin eso la ventana responde Seleccione al menos 1 checklist.

La lista muestra solo los checklists que se aplican a lo que usted completó arriba. La aplicabilidad viene del propio checklist: tipo de OT, marca, modelo y valor de campo adicional. Vea Armar un checklist, sección En qué OT aparece el checklist.

Por eso la lista cambia mientras usted edita los datos de apertura. Si ya había marcado un checklist y después cambió el tipo o el modelo, la marca desaparece y la pantalla avisa: 1 checklist quitado — ya no se aplica a la selección actual.

Con más de cinco checklists aplicables aparece un campo de búsqueda.

4. Asignación

Marque las personas, los grupos, o los dos. El campo Buscar personas o grupos… filtra las dos listas, separadas en Grupos y Personas. + Asignarme lo pone a usted como responsable.

Una OT asignada a un grupo queda visible para todos los miembros de él: la pantalla dice La OT quedará visible para todos los miembros de los grupos seleccionados.

Sin nadie marcado, el aviso amarillo explica la consecuencia: La OT se creará sin asignación. El técnico solo recibirá la OT en el celular después de la asignación. Se puede crear así y asignar después, pero hasta entonces nadie ve la OT en la aplicación.

Una persona que todavía no aceptó la invitación aparece con (invitación pendiente) al lado del nombre. Solo recibe la OT después de aceptar.

5. Vínculos

Use esto cuando esta OT tiene relación con otra: un retorno al mismo equipo, una continuación, un retrabajo. Haga clic en Agregar vínculo, elija el Tipo de vínculo y busque la OT vinculada por el número.

La sección solo aparece si su organización tiene tipos de vínculo registrados.

6. Crear

Haga clic en Crear y asignar. La confirmación dice lo que ocurrió:

OT … creada y asignada a … técnico(s).
OT … creada sin asignación. Asigne un técnico cuando sea necesario.

Marque Crear más antes de enviar para que la ventana siga abierta y usted registre la siguiente sin reabrirla.

Si el número que usted escribió ya existe, la pantalla responde Ya existe una OT con ese número. Elija otro número o déjelo en blanco para generar uno automáticamente.

7. Encontrar la OT después

La lista de OT tiene búsqueda y filtros:

Buscar por número o equipo…
Todos los estados: Abierta, En curso, Finalizada, Cancelada.
Todos los técnicos, con la opción Sin asignación.
Todos los clientes, Todas las prioridades y Todos los tipos.
Fecha, que usted apunta a Creación, Programación, Inicio o Conclusión, con atajos de período como Hoy y Últimos 30 días. Inicio es la hora de la primera respuesta del técnico.

Limpiar filtros vuelve a la lista entera. Una OT sin responsable muestra el sello Sin asignar.

8. Cambiar la OT después de creada

Abra la OT con Ver detalles. La pestaña Resumen permite cambiar cliente, equipo, asignación, observación y causa raíz. La pestaña Checklists agrega o quita checklists, y Restaurar devuelve uno que fue quitado.

Un checklist ya iniciado no cambia de versión. Cuando existe una versión más nueva, la OT muestra el sello Nueva versión v… y explica qué se puede hacer: si la OT todavía no fue iniciada, Actualizar a v… cambia la versión; si ya lo fue, usar la versión nueva exige quitar y agregar el checklist de nuevo, y sus respuestas se pierden.

Iniciada quiere decir respondida. La OT sale de Abierta en la primera respuesta del técnico, y no cuando él abre el checklist en el celular. Por eso Actualizar a v… sigue valiendo con el técnico ya con el checklist en la pantalla. Hable con la persona antes de cambiar: un aparato sin señal sigue en la versión que descargó.

Eliminar OT borra definitivamente y pide confirmación.