Criar e atribuir uma OS

A ordem de serviço (OS) é criada no painel administrativo, em admin.inspekio.com, na página OS. Quem cria é o Proprietário, um Admin, ou um Técnico com a permissão Pode gerenciar OS — esse último cria pelo aplicativo.

Antes de começar, tenha o cliente e o checklist já cadastrados. Os dois têm atalho dentro da própria janela se faltar algum.

1. Abrir a janela

Em OS, clique em Nova OS. A janela tem quatro seções, de cima para baixo: Dados de abertura, Checklists, Atribuição e Vínculos.

2. Dados de abertura

Se você tem mais de uma organização, escolha em Organização. A escolha define quais clientes, checklists e membros aparecem no resto da janela.
Número da OS é opcional. O aviso na tela diz (opcional — gerado automaticamente se vazio). Deixe em branco para o Inspekio numerar.
Em Cliente, digite para buscar e escolha na lista de sugestões.
Identifique o equipamento em Nº de Série / Ativo. O campo busca no cadastro de ativos enquanto você digita, pelo número de série, pelo SKU ou pelo código. Com um ativo escolhido, a marca e o modelo vêm do cadastro. Sem ativo cadastrado, preencha Marca e Modelo à mão.
Preencha Data prevista, Prioridade (Normal, Urgente ou Emergencial) e Tipo, se a sua organização usa tipos de OS.
Use Observação para o problema relatado ou o contexto que o técnico precisa ler antes de sair.
Requer análise de causa raiz obriga o técnico a preencher a causa raiz antes de finalizar.

Se a sua organização cadastrou campos próprios, eles aparecem em Campos adicionais, na mesma seção.

3. Checklists

Marque um ou mais checklists. Pelo menos um é obrigatório: sem isso a janela responde Selecione pelo menos 1 checklist.

A lista mostra só os checklists que se aplicam ao que você preencheu acima. A aplicabilidade vem do próprio checklist: tipo de OS, marca, modelo e valor de campo adicional. Veja Montar um checklist, seção Em quais OS o checklist aparece.

Por isso a lista muda enquanto você edita os dados de abertura. Se você já tinha marcado um checklist e depois trocou o tipo ou o modelo, a marcação some e a tela avisa: 1 checklist removido — não se aplica mais à seleção atual.

Com mais de cinco checklists aplicáveis aparece um campo de busca.

4. Atribuição

Marque as pessoas, os grupos, ou os dois. O campo Buscar pessoas ou grupos… filtra as duas listas, separadas em Grupos e Pessoas. + Atribuir a mim coloca você como responsável.

Uma OS atribuída a um grupo fica visível para todos os membros dele: a tela diz A OS ficará visível para todos os membros dos grupos selecionados.

Sem ninguém marcado, o aviso amarelo explica a consequência: A OS será criada sem atribuição. O técnico somente receberá a OS no celular após a atribuição. Dá para criar assim e atribuir depois, mas até lá ninguém vê a OS no aplicativo.

Uma pessoa que ainda não aceitou o convite aparece com (convite pendente) ao lado do nome. Ela só recebe a OS depois de aceitar.

5. Vínculos

Use quando esta OS tem relação com outra: um retorno ao mesmo equipamento, uma continuação, um retrabalho. Clique em Adicionar vínculo, escolha o Tipo de vínculo e busque a OS vinculada pelo número.

A seção só aparece se a sua organização tem tipos de vínculo cadastrados.

6. Criar

Clique em Criar e atribuir. A confirmação diz o que aconteceu:

OS … criada e atribuída a … técnico(s).
OS … criada sem atribuição. Atribua um técnico quando necessário.

Marque Criar mais antes de enviar para a janela continuar aberta e você cadastrar a próxima sem reabrir.

Se o número que você digitou já existe, a tela responde Já existe uma OS com esse número. Escolha outro número ou deixe em branco para gerar um automaticamente.

7. Encontrar a OS depois

A lista de OS tem busca e filtros:

Buscar por número ou equipamento…
Todos os status: Aberta, Em andamento, Finalizada, Cancelada.
Todos os técnicos, com a opção Sem atribuição.
Todos os clientes, Todas as prioridades e Todos os tipos.
Data, que você aponta para Criação, Agendamento, Início ou Conclusão, com atalhos de período como Hoje e Últimos 30 dias. Início é a hora da primeira resposta do técnico.

Limpar filtros volta à lista inteira. Uma OS sem responsável mostra o selo Não atribuído.

8. Mudar a OS depois de criada

Abra a OS com Ver detalhes. A aba Resumo permite trocar cliente, equipamento, atribuição, observação e causa raiz. A aba Checklists adiciona ou remove checklists, e Restaurar devolve um que foi removido.

Um checklist já iniciado não muda de versão. Quando existe uma versão mais nova, a OS mostra o selo Nova versão v… e explica o que dá para fazer: se a OS ainda não foi iniciada, Atualizar para v… troca a versão; se já foi, usar a versão nova exige remover e adicionar o checklist de novo, e as respostas dele se perdem.

Iniciada quer dizer respondida. A OS sai de Aberta na primeira resposta do técnico, e não quando ele abre o checklist no celular. Por isso Atualizar para v… continua valendo com o técnico já com o checklist na tela. Combine com a pessoa antes de trocar: um aparelho sem sinal continua na versão que baixou.

Excluir OS apaga em definitivo e pede confirmação.