Montar o relatório de um checklist

O relatório é o documento que o técnico gera no fim da OS e entrega ao cliente. Cada relatório pertence a um checklist: ele monta as páginas com as respostas daquele checklist, os dados da OS e os dados da sua organização. Um checklist pode ter mais de um relatório. Na hora de gerar, o técnico escolhe qual.

1. Onde ficam os relatórios

Dois caminhos levam ao mesmo lugar:

Na página Checklists, a coluna Relatórios de cada linha.
No editor do checklist, a aba Relatórios.

A aba lista cada relatório com o número de seções e quem criou. Os relatórios que vieram junto com um checklist do catálogo de modelos aparecem como criados por Sistema. Um checklist que você salva pela primeira vez ganha um relatório de exemplo chamado Relatório — seguido do nome do checklist, com uma seção para cada tipo de campo. Ele funciona como está. Edite-o ou crie outro.

Se o checklist ainda não foi salvo, a aba mostra Salve o template para gerenciar relatórios.

Um relatório que deixou de imprimir algum campo do checklist mostra o aviso 3 campos do checklist fora deste relatório, com o link Ver quais campos e sincronizar com o checklist. A seção Manter o relatório igual ao checklist explica o que fazer.

2. Criar um relatório

Na aba Relatórios, clique em + Novo relatório. O editor abre vazio e oferece duas saídas:

Descrever e gerar: descreva como o relatório deve ficar (seções, dados que importam, fotos) e a IA monta os blocos usando os campos do checklist. A tela avisa Relatório criado com IA. Revise e ajuste antes de usar.
Começar do zero: você adiciona os blocos um a um.

Dê um Nome do template. É o nome que o técnico vê ao escolher o relatório.

3. Montar os blocos

Um relatório é uma sequência de blocos. Clique em Adicionar bloco e escolha o formato:

Bloco	O que mostra
Cabeçalho com sua marca	Logo, nome e contato da organização. Montado sozinho com os dados da página Organização.
Grade de informações	Pares rótulo e valor em colunas. Para dados curtos: cliente, datas, número da OS.
Tabela de dados	Os mesmos pares em uma tabela de duas colunas.
Lista de itens	Os mesmos pares em lista vertical, cada item com título e descrição.
Texto livre	Um parágrafo: introdução, escopo, contexto.
Texto em destaque	Um parágrafo com ênfase visual: parecer, recomendações.
Galeria de mídia	As fotos e os vídeos coletados, com legenda e link de visualização.
Análise de Causa Raiz	Causa principal, diagnóstico e causas secundárias, direto da OS.

Cada bloco tem um Título do bloco no relatório (opcional). Grade de informações, Tabela de dados e Lista de itens usam os mesmos campos: troque entre eles em Formato do bloco sem perder nada.

Os campos de um bloco

Em Conteúdo deste bloco, clique em + Adicionar campo. Cada campo tem:

Rótulo (aparece no relatório).
De onde vem o valor?, com quatro origens: Dado da OS (ex: nº, cliente, data), Resposta preenchida no checklist, Sua empresa (logo, CNPJ, etc) e Texto fixo (sempre igual).
Como exibir no relatório.

Escolhida a origem, a lista seguinte pergunta qual dado: Qual dado da OS?, Qual dado da empresa? ou Qual resposta do checklist?.

O Rótulo se preenche sozinho com o nome do dado que você escolher, e acompanha a próxima escolha enquanto você não escrever nada. Assim que você digita um rótulo seu, ele fica: trocar o dado não apaga o que você escreveu. Trocar a origem em De onde vem o valor? limpa um rótulo preenchido sozinho, para a próxima escolha preencher de novo.

Um campo com origem escolhida e sem o dado selecionado bloqueia o salvamento. A mensagem diz qual: Escolha qual dado preenche este campo.

Ao escolher uma resposta de uma etapa do checklist diferente das que o bloco já usa, a tela avisa: Esta seção agora usa campos de etapas diferentes do checklist. Confira se é isso que você quer. O aviso não impede nada: o campo entra do mesmo jeito. Ele existe porque um bloco que mistura etapas costuma ser descuido, e o relatório sai com a ordem do serviço trocada. O mesmo aviso vale para os Detalhes impressos com cada mídia da galeria. Ele aparece uma vez por carregamento da página.

Imprimir a observação do técnico

Num campo que usa Resposta preenchida no checklist, a caixa Mostrar a observação do técnico abaixo da resposta imprime em itálico, sob a resposta, a observação que o técnico escreveu naquele campo. Ela vem desmarcada: sem marcar, a observação não sai no relatório.

A caixa aparece em Grade de informações e em Tabela de dados, num campo de checklist que aceita observação e que não é de mídia nem de equipamento. Trocar o bloco para Lista de itens em Formato do bloco mantém o campo, mas a observação deixa de ser impressa.

A observação de um campo de foto ou vídeo não usa essa caixa. Ela sai pela Galeria de mídia, em Detalhes impressos com cada mídia.

Um campo marcado que ficou sem resposta imprime o — e a observação abaixo.

Campo e etapa condicionais

Um checklist pode ter campo e etapa condicionais, que só valem quando uma resposta anterior cumpre a regra. O relatório imprime só o que se aplicou àquela OS:

Um campo condicional que não apareceu para o técnico não ganha linha em Grade de informações nem em Tabela de dados.
Uma etapa condicional que não apareceu fica fora inteira: as respostas dela, as observações e as fotos.
Um campo que apareceu e ficou em branco continua imprimindo com —.

É por isso que o — no PDF quer dizer uma coisa só: a pergunta foi feita ao técnico e ficou sem resposta. Veja Ler as respostas do checklist, seção Por que este campo apareceu.

Galeria de mídia

Layout de cada registro: Caixa ao lado, com a imagem na metade da largura e o texto ao lado, ou Tela cheia, com a imagem na largura inteira.
Detalhes impressos com cada mídia, com três origens: Observação da mídia (nota do técnico na foto), Resposta do checklist e Texto fixo (igual em todas).
Validade do link da mídia: por quanto tempo o link de visualização da foto ou do vídeo funciona depois que o relatório é gerado. As opções são 7 dias, 30 dias (padrão), 90 dias e 1 ano.

As fotos entram no relatório. Os vídeos entram como miniatura, com link.

Cabeçalho com sua marca

Esse bloco não tem campos: logo, nome, CNPJ e contato vêm da página Organização. Marque Repetir em todas as páginas do PDF para o cabeçalho sair em todas as páginas, e não só na primeira.

O rodapé

O rodapé não é um bloco e não se configura. Ele traz o nome da sua organização, a contagem de páginas no PDF, e a linha Gerado com Inspekio · inspekio.com, que leva ao site do Inspekio. No PDF a linha sai em todas as páginas; na versão que abre no navegador ela sai uma vez, no fim. Não há como desligá-la.

4. Manter o relatório igual ao checklist

O relatório imprime as respostas do checklist, então editar o checklist mexe no relatório. A maior parte disso acontece sozinha: ao salvar o checklist com o painel Ao salvar em Atualizar, os relatórios vinculados acompanham a edição. Veja Montar um checklist, seção Editar um checklist que já está em uso.

O que acontece sozinho:

Um campo novo entra na seção que já imprime campos daquele tipo, logo depois do vizinho mais próximo que ela já tem.
Um campo removido sai do relatório. Uma seção que ficou vazia sai também.
Um rótulo renomeado acompanha, se você não tinha escrito um rótulo seu naquele campo. Rótulo que você escreveu fica como está.

O resto é decisão sua, e a tela avisa quando chega a hora.

Sincronizar com o checklist

No editor do relatório, Sincronizar com o checklist abre a janela Sincronizar com o checklist, com duas listas:

3 campos do checklist fora do relatório — respostas que nenhuma seção deste relatório imprime. Vêm desmarcadas: marque as que devem entrar no PDF. As que ficarem desmarcadas continuam fora.
1 campo que o checklist não tem mais — campos do relatório cuja resposta deixou de existir. Vêm marcados para remoção. Desmarque para manter o campo e escolher outra resposta depois.

Aplicar mexe só na tela: a confirmação diz Relatório atualizado: +2 campos. Salve para gravar. Use Salvar template em seguida.

Com tudo em ordem, a janela diz Este relatório já imprime todos os campos do checklist.

Um campo sem resposta no checklist

Um campo cuja resposta o checklist não tem mais fica marcado no editor: O checklist não tem mais este campo. O relatório imprimiria vazio. Escolha outra resposta em Qual resposta do checklist? ou use Remover campo.

OS abertas em versão anterior

Um aviso no editor diz quando a sua edição não vale para todas as OS: 2 OS abertas ainda usam a versão 3 do checklist e imprimem a versão 3 deste relatório. Esta tela edita só a versão atual. Essas OS saem com o relatório como ele era quando elas começaram. É de propósito: um relatório de uma OS que já foi respondida não muda depois.

5. Pré-visualizar e salvar

Pré-visualizar relatório mostra as páginas em A4, com dados de exemplo. A tela avisa: Exemplo ilustrativo. Os dados reais entram quando o técnico gera o relatório de uma OS.

Salvar template grava. Se algo faltar, a lista Corrija antes de salvar aponta o bloco e o campo. Um bloco sem campo precisa ganhar um campo ou ser removido.

6. Duplicar ou excluir

Na aba Relatórios, cada relatório tem Editar, Duplicar e Excluir.

Duplicar cria uma cópia com o sufixo Cópia. Use para uma versão alternativa: uma resumida para o cliente e uma completa para o arquivo, por exemplo.

Excluir remove o relatório para sempre. As OS já iniciadas com esse relatório não são afetadas.

E agora

Executar uma OS no celular, seção Gerar o relatório.
Compartilhar o relatório com o cliente